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Stammdaten-Management

Kundenverwaltung

Zentrale Verwaltung aller Hausnotruf-Kunden mit vollständigen Stammdaten, Kontakthistorie und Notfallkontakten. Automatische Synchronisation mit der Notrufzentrale.

Warum Kundenverwaltung?

Die Kundenverwaltung ist das Herzstück Ihrer Hausnotruf-Organisation. Alle Informationen zu Ihren Kunden sind zentral verfügbar – von Stammdaten über Vertragsdetails bis zur kompletten Kommunikationshistorie.

70% Zeitersparnis

Keine doppelten Dateneingaben mehr. Einmal erfasst, überall verfügbar.

DSGVO-konform

Rechtssichere Datenverwaltung mit Zugriffsprotokollen und Löschfristen.

360°-Kundensicht

Alle Informationen auf einen Blick – von Verträgen bis zu Serviceanfragen.

Hauptfunktionen im Detail

Das Kundenverwaltungs-Modul bietet alle Funktionen für professionelles Kundenmanagement

Stammdatenpflege
Erfassung und Verwaltung aller kundenbezogenen Daten: Persönliche Informationen, Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen und Notfallkontakte.
  • Mehrere Adressen pro Kunde (Haupt-, Rechnungs-, Lieferadresse)
  • Beliebig viele Notfallkontakte mit Prioritäten
  • Automatische Adressvalidierung und Dublettenprüfung
Dokumentenarchiv
Zentrale Ablage aller kundenbezogenen Dokumente: Verträge, Anträge, Korrespondenz und Nachweise direkt am Kundendatensatz.
  • Drag & Drop Upload von Dokumenten
  • Automatische Kategorisierung und Verschlagwortung
  • Volltextsuche in allen Dokumenten
Kontakthistorie
Lückenlose Dokumentation aller Kundenkontakte: Telefonate, E-Mails, Besuche und Notizen mit Zeitstempel und Bearbeiter.
  • Chronologische Timeline aller Interaktionen
  • Automatische E-Mail-Integration
  • Erinnerungen für Wiedervorlagen
NRZ-Synchronisation
Automatischer Datenabgleich mit der Notrufzentrale: Kundendaten, Notfallkontakte und Geräte-Zuordnungen werden in Echtzeit synchronisiert.
  • Bidirektionale Synchronisation
  • Konfliktauflösung bei Änderungen
  • Sync-Protokoll für Nachvollziehbarkeit

Workflow-Beispiel: Neukundenaufnahme

So läuft die digitale Neukundenaufnahme in der Praxis ab

1
Datenerfassung vor Ort
Außendienstmitarbeiter erfasst Kundendaten auf Tablet während des Hausbesuchs. Alle Pflichtfelder werden durch Validierung sichergestellt.
2
Digitale Unterschrift
Kunde unterschreibt Vertrag direkt auf dem Tablet. Dokument wird automatisch als PDF generiert und im Dokumentenarchiv abgelegt.
3
Automatische Synchronisation
Kundendaten werden sofort an die Notrufzentrale übertragen. Notfallkontakte und Geräte-Zuordnung sind innerhalb von Sekunden verfügbar.
4
Workflow-Auslösung
Automatische Benachrichtigung an Technik (Geräte-Installation), Buchhaltung (Rechnungserstellung) und Kostenträger (Leistungsnachweis).

Video-Demo: Kundenverwaltung in Aktion

Sehen Sie in 60 Sekunden, wie einfach die Kundenverwaltung funktioniert

Kundenverwaltung in Aktion

Klicken zum Abspielen

Was Sie im Video sehen:

  • Erfassung eines neuen Kunden in unter 2 Minuten
  • Hinzufügen von Notfallkontakten und Dokumenten
  • Automatische Synchronisation mit der Notrufzentrale

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

So nutzen Hausnotruf-Organisationen die Kundenverwaltung

Szenario 1: Mobile Neukundenaufnahme
Ein Außendienstmitarbeiter besucht einen neuen Kunden zu Hause

Situation: Frau Müller (82 Jahre) möchte einen Hausnotruf einrichten. Der Außendienstmitarbeiter kommt zum Erstgespräch.

Lösung: Alle Daten werden direkt auf dem Tablet erfasst: Persönliche Daten, Notfallkontakte (Tochter, Hausarzt), Bankverbindung und Kostenträger (Pflegekasse). Frau Müller unterschreibt digital auf dem Tablet.

Ergebnis: Innerhalb von 10 Minuten ist der Kunde vollständig angelegt, die Notrufzentrale hat alle Daten und die Buchhaltung kann die erste Rechnung erstellen.

Szenario 2: Notfallkontakt-Aktualisierung
Ein Kunde meldet telefonisch eine Änderung seiner Notfallkontakte

Situation: Herr Schmidt ruft an und teilt mit, dass seine Tochter umgezogen ist und eine neue Telefonnummer hat.

Lösung: Der Mitarbeiter öffnet den Kundendatensatz, aktualisiert die Telefonnummer der Tochter und speichert die Änderung. Die Änderung wird automatisch an die Notrufzentrale übertragen.

Ergebnis: Innerhalb von 30 Sekunden ist die neue Telefonnummer in allen Systemen aktualisiert. Im Notfall wird die Tochter unter der richtigen Nummer erreicht.

Szenario 3: DSGVO-Auskunftsanfrage
Ein Kunde fordert Auskunft über seine gespeicherten Daten

Situation: Frau Weber möchte wissen, welche Daten über sie gespeichert sind und wer darauf zugegriffen hat.

Lösung: Mit einem Klick wird ein vollständiger DSGVO-Bericht generiert: Alle Stammdaten, Dokumente, Kontakthistorie und ein Zugriffsprotokoll mit Zeitstempeln.

Ergebnis: Innerhalb von 2 Minuten liegt ein rechtssicherer PDF-Bericht vor, der per E-Mail an die Kundin verschickt wird.

Integration mit anderen Modulen

Die Kundenverwaltung arbeitet nahtlos mit anderen XCare-Modulen zusammen

Kostenträger-Management
Automatische Zuordnung von Kunden zu Kostenträgern. Leistungsnachweise werden direkt aus dem Kundendatensatz generiert.
Geräte-Bestandsmanagement
Direkte Verknüpfung zwischen Kunde und zugeordneten Geräten. Geräte-Historie ist im Kundendatensatz einsehbar.
Mietvertrags-Verwaltung
Automatische Vertragserstellung beim Anlegen eines neuen Kunden. Vertragsdokumente werden im Dokumentenarchiv abgelegt.
NRZ-Schnittstelle
Bidirektionale Synchronisation mit der Notrufzentrale. Änderungen werden in Echtzeit übertragen.

Kundenverwaltung live erleben

Vereinbaren Sie eine persönliche Demo und sehen Sie, wie einfach Kundenverwaltung sein kann.