XC
Geräte-Lifecycle-Management

Wartungsmanagement

Automatische Planung und Dokumentation von Wartungsterminen mit Erinnerungen, Protokollen und Compliance-Nachweisen für rechtssichere Gerätewartung.

Warum Wartungsmanagement?

Regelmäßige Wartung ist gesetzlich vorgeschrieben und entscheidend für die Zuverlässigkeit Ihrer Hausnotrufgeräte. Das Wartungsmanagement-Modul stellt sicher, dass kein Termin vergessen wird und alle Wartungen rechtssicher dokumentiert sind.

Keine vergessenen Termine

Automatische Erinnerungen 30, 14 und 7 Tage vor Fälligkeit.

Rechtssichere Dokumentation

Lückenlose Wartungsprotokolle für Audits und Zertifizierungen.

Verlängerte Lebensdauer

Regelmäßige Wartung reduziert Ausfälle um bis zu 60%.

Hauptfunktionen im Detail

Das Wartungsmanagement-Modul automatisiert den gesamten Wartungsprozess

Automatische Wartungsplanung
Basierend auf Gerätetyp und Herstellervorgaben werden Wartungstermine automatisch berechnet und in den Kalender eingetragen.
  • Individuelle Wartungsintervalle pro Gerätetyp
  • Automatische Terminberechnung nach letzter Wartung
  • Berücksichtigung von Feiertagen und Betriebsferien
Erinnerungssystem
Mehrstufiges Erinnerungssystem stellt sicher, dass Wartungstermine rechtzeitig wahrgenommen werden.
  • E-Mail-Benachrichtigungen an zuständige Techniker
  • Dashboard-Anzeige überfälliger Wartungen
  • Eskalation bei Überschreitung von Fristen
Digitale Wartungsprotokolle
Strukturierte Erfassung aller Wartungsarbeiten mit Checklisten, Fotos und Unterschriften direkt auf dem Tablet.
  • Vordefinierte Checklisten pro Gerätetyp
  • Foto-Upload für Dokumentation von Mängeln
  • Digitale Unterschrift des Kunden
Compliance-Reporting
Automatische Erstellung von Compliance-Berichten für Audits, Zertifizierungen und behördliche Prüfungen.
  • Übersicht aller fälligen und überfälligen Wartungen
  • Wartungshistorie pro Gerät und Kunde
  • Export für externe Prüfer (PDF, Excel)
Technikerplanung
Automatische Zuordnung von Wartungsterminen zu verfügbaren Technikern basierend auf Standort und Qualifikation.
  • Routenoptimierung für effiziente Tourenplanung
  • Kalender-Integration für Techniker
  • Mobile App für Techniker mit Offline-Modus
Mängelmanagement
Erfassung und Nachverfolgung von Mängeln, die bei Wartungen festgestellt werden, bis zur Behebung.
  • Kategorisierung nach Schweregrad (kritisch, hoch, mittel, niedrig)
  • Automatische Reparatur-Workflow-Auslösung
  • Nachverfolgung bis zur Mängelbehebung

Workflow-Beispiel: Jährliche Gerätewartung

So läuft eine Wartung vom Termin bis zur Dokumentation ab

1
Automatische Terminerstellung
12 Monate nach der letzten Wartung wird automatisch ein neuer Wartungstermin im System angelegt. Der zuständige Techniker erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
2
Terminvereinbarung mit Kunde
Der Techniker kontaktiert den Kunden telefonisch oder per E-Mail und vereinbart einen konkreten Termin. Der Termin wird im Kalender bestätigt.
3
Wartung vor Ort
Der Techniker führt die Wartung beim Kunden durch und arbeitet die Checkliste auf seinem Tablet ab: Funktionstest, Batterieprüfung, Reinigung, Sichtprüfung.
4
Digitale Protokollierung
Alle Prüfpunkte werden digital abgehakt. Bei Mängeln werden Fotos hochgeladen. Der Kunde unterschreibt das Wartungsprotokoll auf dem Tablet.
5
Automatische Nachbereitung
Das Wartungsprotokoll wird als PDF im Kundendatensatz abgelegt. Bei festgestellten Mängeln wird automatisch ein Reparatur-Workflow ausgelöst. Der nächste Wartungstermin wird in 12 Monaten angelegt.

Video-Demo: Wartungsmanagement in Aktion

Sehen Sie in 60 Sekunden, wie einfach Wartungsplanung und -dokumentation funktioniert

Wartungsmanagement in Aktion

Klicken zum Abspielen

Software-Screenshot: Wartungsübersicht

Wartungsmanagement Dashboard

Screenshot-Platzhalter

Ersetzen Sie diesen Platzhalter durch einen echten Screenshot der Software

Übersicht aller anstehenden Wartungen mit automatischer Terminplanung und Techniker-Zuweisung

Was Sie im Video sehen:

  • Automatische Wartungsplanung für 100+ Geräte
  • Digitale Protokollierung auf dem Tablet vor Ort
  • Compliance-Report für Audit in 30 Sekunden erstellen

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

So nutzen Hausnotruf-Organisationen das Wartungsmanagement

Szenario 1: Jahreswartung mit 500+ Geräten
Eine mittelgroße Hausnotruf-Organisation mit 500 aktiven Geräten

Situation: Alle Geräte müssen einmal jährlich gewartet werden. Die manuelle Planung war bisher sehr aufwändig und fehleranfällig.

Lösung: Das System plant automatisch alle Wartungstermine über das Jahr verteilt. Techniker erhalten wöchentlich ihre Wartungsliste mit optimierter Route. Protokolle werden digital auf dem Tablet erfasst.

Ergebnis: 90% Zeitersparnis in der Planung. Keine vergessenen Wartungen mehr. Compliance-Rate von 100% bei Audits.

Szenario 2: Mängel bei Wartung festgestellt
Ein Techniker stellt bei der Wartung einen defekten Akku fest

Situation: Bei der Wartung eines Hausnotrufgeräts stellt der Techniker fest, dass der Akku nicht mehr die volle Kapazität hat.

Lösung: Der Techniker markiert den Mangel als "hoch" und macht ein Foto. Das System löst automatisch einen Reparatur-Workflow aus: Ersatzteil wird bestellt, Techniker erhält Folge-Termin.

Ergebnis: Innerhalb von 3 Tagen ist der Akku getauscht. Der Kunde wurde proaktiv informiert. Keine Ausfallzeit des Geräts.

Szenario 3: Audit-Vorbereitung
Ein externer Prüfer kündigt ein Compliance-Audit an

Situation: Ein Zertifizierer möchte die Wartungsdokumentation der letzten 2 Jahre prüfen.

Lösung: Mit einem Klick wird ein Compliance-Report für den Zeitraum 2024-2026 erstellt: Alle Wartungen, Protokolle, Unterschriften und Mängel in einem PDF.

Ergebnis: Der Prüfer bestätigt eine lückenlose Dokumentation. Das Audit wird ohne Beanstandungen bestanden.

Integration mit anderen Modulen

Das Wartungsmanagement arbeitet nahtlos mit anderen XCare-Modulen zusammen

Geräte-Bestandsmanagement
Automatische Übernahme von Gerätedaten und Wartungsintervallen. Wartungshistorie wird im Gerätedatensatz angezeigt.
Reparatur-Workflow
Bei festgestellten Mängeln wird automatisch ein Reparatur-Auftrag erstellt und an die Werkstatt übermittelt.
Kundenverwaltung
Direkte Verknüpfung zu Kundendaten. Wartungsprotokolle werden im Kundendatensatz archiviert.
Mietvertrags-Verwaltung
Wartungen werden bei Mietverträgen berücksichtigt. Wartungskosten können separat abgerechnet werden.

Häufig zusammen genutzt

Diese Module ergänzen sich optimal und werden oft gemeinsam eingesetzt

Geräte-Bestandsmanagement
Vollständige Übersicht aller Geräte mit Seriennummern und Standorten
Reparatur-Workflow
Strukturierte Abwicklung von Reparaturen mit Ersatzteil-Management
Geräte-Abrechnung
Automatische Rechnungserstellung für Wartungs- und Serviceleistungen

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