Warum Geräte-Abrechnung?
Keine manuellen Rechnungen mehr. Mietentgelte, Kaufpreise und Servicepauschalen werden automatisch basierend auf Gerätezuordnung berechnet.
Automatische Berechnung verhindert Tippfehler und vergessene Positionen. Jedes Gerät wird korrekt abgerechnet – von Installation bis Rücknahme.
Detaillierte Rechnungen mit Geräte-Seriennummern, Abrechnungszeiträumen und Einzelpositionen. Kunden verstehen, wofür sie bezahlen.
Automatische Weiterleitung an Kostenträger (Pflegekassen, Sozialämter). Korrekte Formatierung gemäß Abrechnungsrichtlinien.
Hauptfunktionen im Detail
Mietentgelte werden automatisch basierend auf Gerätezuordnung und Vertragslaufzeit berechnet – von Installation bis Rücknahme.
Bei Gerätekauf: automatische Berechnung des Kaufpreises inkl. Mehrwertsteuer. Ratenzahlung wird automatisch aufgeteilt.
Automatische Berechnung von Wartungspauschalen, Reparaturkosten und Serviceleistungen basierend auf Leistungskatalog.
Automatische Weiterleitung an Kostenträger (Pflegekassen, Sozialämter) mit korrekter Formatierung gemäß Abrechnungsrichtlinien.
Bei Installation/Rücknahme im laufenden Monat: automatische anteilige Berechnung basierend auf Tagen. Keine Überzahlung.
Automatische Zusammenfassung mehrerer Geräte und Leistungen auf einer Rechnung. Übersichtlich für Kunden, effizient für Buchhaltung.
Workflow-Beispiel: Monatliche Mietabrechnung
Automatische Datensammlung
System sammelt automatisch alle Geräte, die im Abrechnungsmonat beim Kunden waren. Berücksichtigt Installation, Rücknahme und Vertragslaufzeiten.
Anteilige Berechnung
Gerät wurde am 15. des Monats installiert? System berechnet automatisch anteiliges Mietentgelt für 16 Tage (15.-30.).
Zusatzleistungen hinzufügen
Wartung im Abrechnungsmonat durchgeführt? Automatische Hinzufügung der Wartungspauschale zur Rechnung.
Kostenträger-Aufteilung
Pflegekasse übernimmt 80%, Kunde 20%? System teilt automatisch auf und erstellt zwei Rechnungen (Pflegekasse + Kunde).
Rechnungsversand
Rechnungen werden automatisch per E-Mail versendet (Kunde) und elektronisch an Kostenträger übermittelt. Buchhaltung wird automatisch gebucht.
Geräte-Abrechnung in Aktion
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Geräte-Abrechnung in Aktion
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Software-Screenshot: Geräte-Abrechnung
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Übersicht und Verwaltung mit allen wichtigen Funktionen auf einen Blick
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Herausforderung: Monatliche Abrechnung dauerte 2 Tage, hohe Fehlerquote durch manuelle Eingaben, Kunden beschwerten sich über falsche Beträge.
Lösung: Automatische Berechnung basierend auf Gerätezuordnung, Vertragslaufzeiten und durchgeführten Leistungen.
✓ Ergebnis: Abrechnung in 2 Stunden statt 2 Tagen, 99,5% Fehlerfreiheit, Beschwerden um 95% reduziert
Herausforderung: Wartungen und Reparaturen wurden oft nicht abgerechnet, weil sie in der manuellen Rechnungserstellung vergessen wurden.
Lösung: Automatische Hinzufügung aller durchgeführten Leistungen zur Rechnung basierend auf Wartungs- und Reparatur-Dokumentation.
✓ Ergebnis: 100% Abrechnung aller Leistungen, 35.000€ zusätzlicher Jahresumsatz, bessere Kostentransparenz
Herausforderung: 50% der Kostenträger-Abrechnungen wurden abgelehnt, weil Formatierung oder Pflichtangaben fehlten.
Lösung: Automatische Formatierung gemäß Abrechnungsrichtlinien der Kostenträger. Prüfung auf Vollständigkeit vor Versand.
✓ Ergebnis: 95% Akzeptanzquote, schnellere Zahlungseingänge, bessere Liquidität
Integration mit anderen Modulen
Geräte-Abrechnung arbeitet nahtlos mit anderen XCare-Modulen zusammen für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
Gerätezuordnung zu Kunden wird automatisch für Abrechnung genutzt. Installation und Rücknahme-Daten fließen in Abrechnungszeiträume ein.
Mietentgelte und Vertragslaufzeiten werden automatisch aus Verträgen übernommen. Bei Vertragsende: automatische Abrechnung bis Rücknahme.
Durchgeführte Wartungen werden automatisch zur Rechnung hinzugefügt. Wartungspauschalen werden aus Leistungskatalog übernommen.
Kostenträger-Daten (Pflegekassen, Sozialämter) werden automatisch für Rechnungsaufteilung und Versand genutzt.
Häufig zusammen genutzt
Diese Module ergänzen sich optimal und werden oft gemeinsam eingesetzt