Warum Kostenträger-Management?
Automatische Rechnungserstellung und elektronischer Versand reduzieren die Bearbeitungszeit um bis zu 70%. Weniger Rückfragen durch fehlerfreie Leistungsnachweise.
Automatische Prüfung der Abrechnungsregeln und Leistungskataloge verhindert Fehler. Compliance mit gesetzlichen Vorgaben ist jederzeit gewährleistet.
Manuelle Dateneingabe entfällt durch automatische Übernahme aus Kundenverwaltung und Geräte-Modulen. Mitarbeiter konzentrieren sich auf Ausnahmefälle.
Echtzeit-Überblick über offene Forderungen, Zahlungseingänge und Mahnwesen. Automatische Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen.
Hauptfunktionen im Detail
Zentrale Verwaltung aller Krankenkassen, Pflegekassen und Sozialhilfeträger mit IK-Nummern, Ansprechpartnern und Kontaktdaten.
Hinterlegung kostenträgerspezifischer Leistungskataloge mit Preisen, Abrechnungscodes und Genehmigungspflichten.
Monatliche oder ereignisbasierte Rechnungserstellung mit automatischer Übernahme von Leistungen aus anderen Modulen.
Automatische Generierung von Leistungsnachweisen gemäß gesetzlicher Vorgaben (z.B. § 40 SGB XI) mit digitaler Signatur.
Automatischer Abgleich von Rechnungen und Zahlungseingängen mit Mahnwesen und Forderungsmanagement.
Auswertungen zu Umsätzen, Zahlungszielen und Kostenträgerstrukturen für Controlling und Geschäftsführung.
Workflow-Beispiel: Monatliche Abrechnung
Leistungen erfassen
Alle Leistungen des Monats (Geräte-Mieten, Wartungen, Neuinstallationen) werden automatisch aus den Fachmodulen übernommen und dem jeweiligen Kostenträger zugeordnet.
Prüfung & Freigabe
System prüft automatisch Vollständigkeit, Abrechnungsregeln und Genehmigungen. Auffälligkeiten werden dem Backoffice zur manuellen Prüfung vorgelegt.
Rechnungserstellung
Automatische Generierung von Sammelrechnungen pro Kostenträger mit Leistungsnachweisen, Anlagen und digitaler Signatur. Export als E-Rechnung oder PDF.
Versand & Überwachung
Elektronischer Versand an Kostenträger via E-Mail oder SFTP. Automatische Überwachung der Zahlungseingänge mit Mahnwesen bei Zahlungsverzug.
Kostenträger-Management in Aktion
Sehen Sie in 60 Sekunden, wie eine monatliche Abrechnung mit 200+ Kunden vollautomatisch erstellt wird
Kostenträger-Management in Aktion
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Software-Screenshot: Kostenträger-Übersicht
Screenshot-Platzhalter
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Zentrale Verwaltung aller Krankenkassen und Kostenträger mit automatischer Abrechnung und Stammdatenpflege
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Herausforderung: Manuelle Rechnungserstellung dauerte 3 Tage, hohe Fehlerquote führte zu Rückfragen und verzögerten Zahlungen.
Lösung: Automatische Übernahme aller Leistungen aus Geräte-Modulen, kostenträgerspezifische Leistungskataloge und automatische Rechnungserstellung.
✓ Ergebnis: Abrechnung in 2 Stunden statt 3 Tagen, 95% weniger Rückfragen, 40% schnellere Zahlungseingänge
Herausforderung: Gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung, bestehende Systeme nicht kompatibel, hoher Anpassungsaufwand befürchtet.
Lösung: XCare Kostenträger-Management unterstützt E-Rechnungs-Formate (XRechnung, ZUGFeRD) out-of-the-box mit automatischem Versand.
✓ Ergebnis: Compliance mit gesetzlichen Vorgaben ohne Mehraufwand, schnellere Bearbeitung durch Kostenträger
Herausforderung: Hohe Außenstände durch vergessene Mahnungen und fehlende Transparenz über Zahlungseingänge.
Lösung: Automatischer Zahlungsabgleich, Mahnwesen mit Eskalationsstufen und Dashboard für Forderungsmanagement.
✓ Ergebnis: Außenstände um 60% reduziert, Liquidität deutlich verbessert, Mitarbeiter entlastet
Integration mit anderen Modulen
Kostenträger-Management arbeitet nahtlos mit anderen XCare-Modulen zusammen für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
Automatische Übernahme von Kundenstammdaten, Kostenträgerzuordnungen und Genehmigungen für fehlerfreie Abrechnung.
Wartungsleistungen werden automatisch als abrechenbare Positionen übernommen – keine manuelle Nacherfassung nötig.
Mietentgelte und Einmalzahlungen fließen automatisch in die Kostenträger-Abrechnung ein – zentrale Rechnungsstellung.
Vertragslaufzeiten und Kündigungen werden berücksichtigt – automatische Anpassung der Abrechnungszeiträume.
Häufig zusammen genutzt
Diese Module ergänzen sich optimal und werden oft gemeinsam eingesetzt